Zarządzenie Nr 139/2021 Burmistrza Gminy Mosina z dnia 16 lipca 2021 r. w sprawie określenia instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfina

Zarządzenie Nr 139/2021
Burmistrza Gminy Mosina

z dnia 16 lipca 2021 r.

w sprawie określenia instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Mosina.

Na podstawie art. 31 i art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 i 1378 oraz z 2021 r. poz. 1038) oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67) w związku z art. 140 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.); z art. 25 Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniającego rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz. Urz. UE L 138 z 13.05.2014 r.), w związku z art. 15 Rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE (Dz. Urz. WE L 83 z 27.03.1999 ze zm.), w związku z art. 4 ust. 3 pkt 6, art. 71-74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.) oraz art. 106-112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) oraz art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r., poz. 1114), a także w nawiązaniu do umowy o dofinansowanie projektu zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadza się w Urzędzie Miejskim w Mosinie instrukcję określającą zasady przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków pomocowych, których beneficjentem jest Gmina Mosina.

§ 2. Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierza się Kierownikowi Referatu Zarządzania Projektami i Funduszami Europejskimi.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Burmistrz Gminy Mosina
/-/ Przemysław Mieloch

Załącznik do zarządzenia Nr 139/2021
Burmistrza Gminy Mosina
z dnia 16 lipca 2021 r.

Instrukcja przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków pomocowych przez Gminę Mosina

1. Dokumentacja związana z realizacją projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków pomocowych jest przechowywana w siedzibie merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Mosinie zaangażowanych w realizację projektu, a następnie po okresie trwałości projektu przekazywana do archiwum zakładowego.

2. Każda komórka zobowiązana jest do przechowywania dokumentów w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym, jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczonych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem oraz udostępniania ich w postaci papierowej i elektronicznej.

3. Dokumentacja przechowywana jest w sposób uporządkowany, w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępniane na żądanie odpowiednich instytucji w oznaczonych segregatorach w zamykanych szafach.

4. Komórka organizacyjna dokonująca archiwizacji akt wytworzonych w związku z realizacją projektu odpowiada za ich prawidłowe oznakowanie oraz przekazanie do archiwum zakładowego w sposób zapewniający spełnienie wymogu dotyczącego okresu przechowywania określonego w umowie o dofinansowanie realizacji projektu.

5. Kompletna dokumentacja związana z wdrażaniem i finansowaniem projektów podlega archiwizacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla Urzędu Miejskiego w Mosinie, z zastrzeżeniem, że:

a) okres przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych  funduszy Unii Europejskiej lub innych środków pomocowych, nie może być krótszy niż termin archiwizowania określony w umowie o dofinansowanie,

b) jeżeli Instytucja Zarządzająca danym Programem Funduszy Europejskich czy Grantodawca środków pomocowych finansowania zmieni wytyczne w zakresie kontroli i monitorowania projektów, to okres przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych lub innych środków pomocowych musi być zgodny z okresem zawartym w omawianych Wytycznych.

6. Archiwizacji podlegają:

a) oryginały wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami (lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem),

b) oryginały umowy o dofinansowanie projektu, w przypadku dokonywania zmian w umowie – aneksy umów,

c) wnioski o płatność wraz z kompletem załączników,

d) korespondencja dotycząca projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do umowy o dofinansowanie oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań z kontroli, itp.,

e) dokumenty potwierdzające poniesione koszty (faktury, rachunki, listy płac, polecenia księgowania PK, potwierdzenie przelewu/wpłata gotówki, wyciągi z rachunku bankowego, itp.),

f) wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji projektu, z ewidencji środków trwałych oraz ewidencji środków niematerialnych i prawnych, (jeżeli w ramach projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/lub wartości niematerialnych),

g) wydruki z rejestrów VAT oraz deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia,

h) dokumenty dotyczące inwestycji budowlanych (protokoły zdawczo- odbiorcze, dokumentacja budowlana, pozwolenia, protokoły odbioru i protokoły konieczności, dziennik budowy, kosztorysy inwestorskie,  kosztorysy powykonawcze,  decyzje administracyjne dot. realizowanych inwestycji itp.),

i) dokumenty, których sporządzenie ujęte było w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych (analizy, dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy, raporty z badań, itp.),

j) dokumenty dotyczące zakupów sprzętu i wyposażenia (świadectwa, gwarancje, certyfikaty, licencje, instrukcje obsługi, nośniki elektroniczne (dot. np. oprogramowania), protokoły odbioru),

k) oryginały dokumentów dotyczące zorganizowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji, wystaw oraz innych działań o charakterze promocyjnym (zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe, materiały konferencyjne, materiały promocyjne/zdjęcia/inne dowody dotyczące promocji projektu),

l) oryginały aktów notarialnych, umów zawartych w związku z realizowanym projektem oraz aneksów do tych umów,

m) akta osobowe pracowników finansowanych w ramach projektu, np. kierownika kontraktu, inżyniera nadzoru w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń,

n) karty czasu pracy, – jeśli były stosowane,

o) oryginały dokumentów dotyczących prowadzonych postępowań przetargowych (ogłoszenia o zamówieniu i udzieleniu zamówienia, dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników i biuletynów publikacyjnych, korespondencja z wykonawcami, specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, wszystkie złożone oferty, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, wszelka dokumentacja środków ochrony prawnej, zwrotne potwierdzenia odbioru, umowy z wykonawcą),

p) dokumenty o charakterze organizacyjnym (polityka rachunkowości, zakładowy plan kont, rejestr środków trwałych itp.),

q) oryginały informacji z kontroli przeprowadzanych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości),

r) korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego projektu,

s) inne dokumenty związane z realizacją projektu niewymienione wyżej.

7. Ogólne zasady, tryb przechowywania i archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów i programów współfinasowanych ze środków unijnych czy środków pomocowych (czyli z wdrażaniem i finasowaniem projektów) określają przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) - z zastrzeżeniem szczegółowych zasad określanych w niniejszej instrukcji.

Osoba odpowiedzialna za: