Zarządzenie Nr BG.0050.127.2018 z dnia 3 września 2018 r. w sprawie rejestracji i wysyłki dokumentów oraz sposobu wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Mosinie

 
Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 994 z późn. zm.), w związku z § 1. ust. 3, § 2., § 42. ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej - stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), zarządzam co następuje:
§ 1. 1. Wskazuje się dla Urzędu Miejskiego w Mosinie jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw - tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych.
2. Podstawowy sposób rejestracji przebiegu załatwiania spraw jest wspomagany przez elektroniczny system obiegu dokumentów Spektrum wraz z modułami tematycznymi, służący do realizowania wszelkich czynności kancelaryjnych, w szczególności do:
1)     prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz pism wewnętrznych,
2)     zakładania spraw,
3)     prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z systemu Spektrum będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych,
4)     przygotowywania projektów pism wysyłanych w postaci tradycyjnej oraz elektronicznej do podmiotów zewnętrznych,
5)     przygotowywania projektów pism wysyłanych w postaci tradycyjnej oraz elektronicznej do podmiotów wewnętrznych,
6)     udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz urzędu,
7)     tworzenia przesyłek,
8)     dokonywania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej,
9)     prowadzenia metryk spraw,
3. Korespondencję i dokumenty rejestruje się w systemie Spektrum w sposób odzwierciedlający faktyczny stan dokumentacji przechowywanej w urzędzie.
4. Dokumenty wpływające do urzędu wprowadzane są do systemu Spektrum przez określone w niniejszym Zarządzeniu komórki organizacyjne urzędu. Odbywa się to poprzez utworzenie w systemie Spektrum elektronicznego odwzorowania dokumentu, zawierającego w szczególności oznaczenie nadawcy, opis oraz wizerunek (skan) dokumentu.
5. Dokumenty wewnętrzne oraz wychodzące z urzędu wprowadzane są do systemu Spektrum przez komórkę organizacyjną urzędu, która tworzy dokument.
6. Zakres, tryb i zasady wprowadzania danych z wykorzystaniem modułów tematycznych systemu Spektrum, uregulowane są w odrębnych zarządzeniach.
§ 2. Nadzór nad poprawnością działania systemu Spektrum sprawują:
1)     Sekretarz Gminy - w zakresie organizacyjnym,
2)     Pracownicy Zespołu Informatyków - w zakresie informatycznym.
§ 3. 1. Każdy z pracowników posiadający pisemne upoważnienie do przetwarzania danych ma obowiązek codziennego:
1)   logowania się do systemu Spektrum,
2)   bieżącej pracy w systemie Spektrum.
Z powyższego obowiązku wyłączeni są pracownicy, od których ze względu na rodzaj wykonywanej pracy nie wymaga się logowania do systemu.
2. Każdy z pracowników (użytkowników) systemu Spektrum jest jednoznacznie identyfikowany w systemie za pomocą nazwy użytkownika (loginu) oraz hasła.
3. Każda operacja na dokumencie jest rejestrowana i zapamiętywana w systemie Spektrum wraz z informacją kto jej dokonał.
§ 4. Aktualna instrukcja użytkowania systemu Spektrum dostępna jest z poziomu aplikacji.
§ 5. Koordynatorem czynności kancelaryjnych jest upoważniony pracownik Referatu Spraw Obywatelskich i Działalności Gospodarczej - Pani Małgorzata Stańczak.
§ 7. 1. Korespondencja wpływa do urzędu w postaci:
1)   przesyłek pocztowych i kurierskich,
2)   wniosków, pism i innych dokumentów składanych bezpośrednio przez klientów w Kancelarii,
3)   faksów,
4)   e-maili oraz innej niewymienionej w niniejszym ustępie korespondencji elektronicznej,
5)   dokumentów elektronicznych dostarczonych za pośrednictwem ESP,
6)   korespondencji składanej bezpośrednio przez klientów na wybranych stanowiskach pracy,
7)   korespondencji przekazywanej przy pomocy innych dedykowanych systemów teleinformatycznych.
2. Korespondencja wskazana w ust. 1 pkt 6 i 7 podlega w szczególności zasadom określonym w § 9. ust. 5.
§ 8. 1. Pisma wpływające do Urzędu dzielone są na:
1)     podlegające rejestracji,
2)     nie podlegające rejestracji.
2. Nie podlegają rejestracji wyłącznie:
1)     dokumenty księgowe, których obieg wyznacza instrukcja obiegu dokumentów księgowych, chyba że w wyżej wskazanej instrukcji określono inaczej,
2)     druki reklamowe, gazety, afisze, ulotki, publikacje oraz życzenia, podziękowania, dyplomy i gratulacje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy,
3)     publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, książki, katalogi, broszury),
4)     niezamawiane przez podmiot oferty handlowe, szkoleniowe i oferty pracy,
5)     zaświadczenia L4,
6)     świadectwa ukończenia kursów.
3. Wyłączenie określonych rodzajów dokumentów z systemu Spektrum możliwe jest wyłącznie za zgodą Sekretarza Gminy, po złożeniu pisemnego, umotywowanego wniosku przez kierownika komórki organizacyjnej. Wydanie powyższej zgody wymaga zmiany niniejszego Zarządzenia.
4. Korespondencja nie podlegająca rejestracji przekazywana jest przez Kancelarię bezpośrednio do kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
§ 9. 1. W skład Kancelarii wchodzą:
1)     Biuro Obsługi Interesanta w zakresie przesyłek wskazanych w § 7. ust. 1, pkt 2, 5 i 7,
2)     Referat Organizacyjny, w szczególności Sekretariat w zakresie przesyłek wskazanych w § 7. ust. 1, pkt 1, 3 i 4, przy czym zastrzega się wprowadzanie przesyłek od organów kontrolnych, jedynie w Sekretariacie,
3)     Upoważnieni pracownicy w zakresie przesyłek wskazanych w § 7. ust. 1, pkt 6 i 7,
4)     Upoważnieni pracownicy Straży Miejskiej w Mosinie w zakresie przesyłek wskazanych w § 7. ust. 1, pkt 1, 2, 3, 4, 6 i 7, adresowanych i doręczonych do siedziby Straży Miejskiej w Mosinie.
2. W celu usprawnienia obsługi korespondencji przychodzącej, na podstawie polecenia Sekretarza Gminy, dopuszcza się wprowadzanie korespondencji wskazanej w § 7. ust. 1 z wyłączeniem przesyłek od organów kontrolnych, wymiennie przez komórki wskazane w ust. 1, pkt. 1 i 2.
3. Kancelaria dokonuje:
1)     rozdziału korespondencji na podlegającą rejestracji i nie podlegającą rejestracji,
2)     sprawdzenia poprawności wskazanego adresu na przesyłce oraz stanu jej opakowania, a w przypadku przesyłek przekazanych w postaci e-mail dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną,
3)     rejestracji przesyłek wpływających,
4)     weryfikacji ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu, w przypadku jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza,
5)     pozostałych czynności kancelaryjnych wynikających z niniejszego Zarządzenia oraz obowiązujących przepisów prawa.
4. Przyjęcie przesyłki przez Kancelarię jest potwierdzane na żądanie składającego dokumenty:
1)     w formie pieczęci wpływu nanoszonej na kopię pisma,
lub
2)     w formie dedykowanego wydruku z systemu Spektrum.
5. Korespondencję określoną w § 7. ust. 1 pkt 6 i 7, należy przekazać do Kancelarii w celu zarejestrowania, wykonania odwzorowania cyfrowego lub dołączenia postaci elektronicznej i włączenia do obiegu dokumentów, z wyłączeniem korespondencji wskazanej w § 10. ust. 1.
§ 10. 1. Określa się następujące rodzaje korespondencji, która rejestrowana jest bez konieczności cyfrowego odwzorowania, bezpośrednio w systemie Spektrum, przez uprawnionych pracowników komórek organizacyjnych:
1)     Referat Spraw Obywatelskich i Działalności Gospodarczej:
a)     wnioski o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - obsługiwane są w systemie CEIDG,
b)     wnioski o wydanie dowodu osobistego, zgłoszenia utraty i uszkodzenia dowodu osobistego oraz zgłoszenia meldunkowe - obsługiwane są w systemie ŹRÓDŁO.
2)     Urząd Stanu Cywilnego - wnioski o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego - obsługiwane są w systemie ŹRÓDŁO,
2. Kancelaria rejestruje, umieszczając na kopercie pieczęć wpływu, ale nie otwiera korespondencji:
1)     adresowanej:
a)     do USC,
b)     do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
c)     imiennie do pracownika urzędu, bez określenia jego stanowiska lub komórki organizacyjnej urzędu, do której jest przyporządkowany,
2)     ofert składanych w prowadzonych:
a)     postępowaniach przetargowych,
b)     naborach na wolne stanowiska urzędnicze,
c)     konkursach organizowanych przez urząd na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie lub innych konkursach realizowanych przez komórki organizacyjne urzędu,
3)     opisanej zgodnie z procedurą określoną w odrębnych przepisach,
4)     niejawnej, ­­opatrzonej klauzulą tajności,
5)     opatrzonej klauzulą:
a)      „tajemnica skarbowa",
b)      „oświadc­­­­zenie majątkowe".
3. Pracownik, który otrzyma zamkniętą korespondencję, po jej otwarciu zobowiązany jest uzupełnić wszystkie brakujące informacje w systemie Spektrum, z wyjątkiem informacji, których udostępnienie podlega ograniczeniom na podstawie odrębnych przepisów.
4. Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym prawym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczęć wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru korespondencji przychodzącej. W przypadku braku miejsca w prawym górnym rogu pieczęć wpływu umieszcza się w dostępnym widocznym miejscu.
5. Na zawiadomieniu o zamiarze zorganizowania zgromadzenia przy pieczęci wpływu wpisuje się dodatkowo godzinę i minuty wniesienia zawiadomienia, które decydują o kolejności wniesienia tego zawiadomienia.
6. Godzinę i minuty odnotowuje się przy pieczęci wpływu również na przesyłkach składanych w ramach ofert do prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i konkursów.
7. W Kancelarii prowadzony jest jeden rejestr korespondencji przychodzącej.
8. Rejestr tworzy się w sposób automatyczny, na podstawie wpisów dokonywanych przez pracowników Kancelarii.
9. Rejestr  drukowany jest z systemu Spektrum raz dziennie. Wydruk przechowuje się w Sekretariacie.
10. W rejestrze korespondencji przychodzącej odnotowuje się obowiązkowo informacje dot.:
1)     liczby porządkowej (automat),
2)     rodzaju dokumentu (lista wyboru)
3)     typu dokumentu (lista wyboru),
4)     sposobu dostarczenia (lista wyboru)
5)     faktu otwarcia lub nieotwarcia korespondencji (pole wyboru)
6)     daty wpływu (pole data),
7)     opisu dokumentu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki (pole tekstowe),
8)     liczby załączników, wpisanej w polu Uwagi, jeżeli zostały dołączone do przesyłki (pole tekstowe),
9)     określenie nazwy podmiotu od którego przesyłka pochodzi, jeżeli tylko jest to możliwe z przypisaniem w odniesieniu do:
a)     osób fizycznych - numeru PESEL,
b)     podmiotów gospodarki narodowej - numeru REGON,
10)  wskazania, komu przydzielono przesyłkę - dekretacja (pole wyboru).
11)  znaku występującego na przesyłce (jeżeli występuje),
12)  daty widniejącej na piśmie (jeżeli występuje).
11. Podczas rejestracji korespondencji, każdorazowo dane klientów należy wczytywać z bazy klientów urzędu. W przypadku braku klienta w bazie, należy dodać klienta zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale 6 niniejszego Zarządzenia.
12. W przypadku niezarejestrowania korespondencji przychodzącej w dniu, w którym została doręczona, Kancelaria w następnym dniu roboczym, w pierwszej kolejności rejestruje zaległą korespondencję.
§ 11. 1. Po naniesieniu na korespondencji numeru ewidencyjnego z rejestru korespondencji przychodzącej Kancelaria wykonuje odwzorowanie cyfrowe dokumentu polegające na skanowaniu dokumentu w całości, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego korespondencji przychodzącej, ze względu na:
1)     rozmiar stron większy niż A3,
2)     postać lub formę niemożliwą do skanowania.
§ 12. 1. Korespondencja przychodząca na informatycznym nośniku danych podlega rejestracji w Kancelarii poprzez:
1)     naniesienie i wypełnienie pieczęci wpływu na piśmie w sytuacji, gdy korespondencja na informatycznym nośniku danych stanowi załącznik do niniejszego pisma,
2)     wydrukowanie korespondencji zapisanej bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, naniesienie oraz wypełnienie pieczęci wpływu na pierwszej stronie wydruku lub sporządzenie notatki o przyjęciu przesyłki, na której nanosi się i wypełnia pieczęć wpływu. Rolę notatki o przyjęciu pisma może stanowić dedykowany wydruk z systemu Spektrum.
2. Kancelaria dołącza do zarejestrowanego pisma na nośniku papierowym, informatyczny nośnik danych.
§ 13. 1. Upoważniony pracownik Kancelarii dokonuje wstępnej dekretacji na korespondencji w postaci papierowej i w systemie Spektrum z rozdziałem na komórki organizacyjne i przekazuje całość dokumentów do Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Gminy lub innej upoważnionej osoby wg właściwości merytorycznych. Po potwierdzeniu dekretacji przez w. wym. osoby, korespondencja przekazywana jest do Referatu Organizacyjnego, gdzie zostaje rozdysponowana zgodnie z dekretacją na poszczególne komórki organizacyjne urzędu.
2. Zmiana dekretacji pomiędzy stanowiskami, wymaga każdorazowej zgody bezpośredniego przełożonego i naniesienie jej w formie pisemnej (parafka) na korespondencji w postaci papierowej. Zmianę dekretacji należy niezwłocznie odwzorować w systemie Spektrum.
3. Komórka organizacyjna urzędu wymieniona w dekretacji jako pierwsza otrzymuje oryginał pisma do realizacji, pozostałe komórki/osoby otrzymują kopię pisma.
4. W przypadku spraw prowadzonych przez więcej niż jedną komórkę organizacyjną należy postępować wg następujących zasad:
1)     Jeżeli otrzymana przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną. W systemie Spektrum, komórka merytoryczna przekazuje korespondencję do pozostałych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawę za pomocą funkcji „Udostępnianie".
2)     Jeżeli otrzymana przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw, a w systemie Spektrum tworzy się odpowiednią ilość kopii pisma i dokonuje „Dystrybucji" do wszystkich komórek merytorycznych.
5. W przypadku, gdy właściwą do rozpatrzenia sprawy jest inna jednostka organizacyjna Gminy Mosina, właściwy pracownik merytoryczny przekazuje korespondencję w sprawie do tej jednostki i zamyka powyższe pismo w systemie Spektrum na swoim poziomie, stosując odpowiednio zasady określone w § 6.
6. Niedopuszczalne jest przekazywanie przez Referat Organizacyjny korespondencji w formie tradycyjnej bez uprzedniego przekazania jej w systemie Spektrum, z wyłączeniem korespondencji, która nie podlega skanowaniu i wprowadzeniu do systemu Spektrum.
7. Odbiór korespondencji:
1)     w formie tradycyjnej odbywa się przez pracowników wskazanych przez kierowników właściwych komórek organizacyjnych urzędu. Fakt odbioru zostaje potwierdzony poprzez złożenie podpisu w rejestrze korespondencji wpływającej przez upoważnionego pracownika,
2)     w formie elektronicznej odbywa się w systemie Spektrum. Fakt odbioru, powinien zostać niezwłocznie uwidoczniony w systemie Spektrum i dokonuje go pracownik, na którego zostało zadekretowane dane pismo.
8. Komórki organizacyjne urzędu powinny odbierać z Referatu Organizacyjnego, rozdysponowaną korespondencję w godz. od 10:30 do 13:30. Korespondencja pilna wydawana jest przez cały dzień w godzinach pracy Referatu Organizacyjnego.
9. Korespondencję przekazaną przez Referat Organizacyjny niewłaściwej komórce organizacyjnej urzędu należy bezzwłocznie zwrócić do Referatu Organizacyjnego.
§ 14. W okresie nieobecności pracownika wszystkie czynności związane z pełnieniem zastępstwa należy wykonywać w formie tradycyjnej oraz elektronicznej, tj. w systemie Spektrum.

§ 15. 1. Korespondencja przekazana na ESP odbierana jest w Kancelarii. UPO zostaje wytworzone automatycznie i odesłane do nadawcy.
2. Kancelaria całą korespondencję przekazaną na ESP:
1)     drukuje wraz z UPO,
2)     nanosi na pierwszej stronie wydruku pieczęć wpływu,
3)     nanosi na pierwszej stronie wydruku opatrzonego pieczęcią wpływu informację o ważności podpisu elektronicznego wraz z datą weryfikacji oraz czytelnym podpisem pracownika sporządzającego wydruk. W przypadku kiedy podpis elektroniczny nie obejmuje całości doręczonego pisma (dot. np. tylko załącznika), na pierwszej stronie wydruku nanosi uwagę, których elementów pisma dotyczy złożony podpis elektroniczny, a na wydruku elementu nie objętego podpisem elektronicznym nanosi informację o brak podpisu. W celu nanoszenia powyższych informacji dopuszcza się stosowanie pieczęci,
4)     nanosi na wydruk UPO czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku,
5)     przekazuje do komórek organizacyjnych w wersji papierowej i w systemie Spektrum.
3. Korespondencja przekazana na skrzynkę poczty elektronicznej podanej na BIP jako właściwej do kontaktu z urzędem, po selekcji, rejestrowana jest i drukowana w Kancelarii.
4. Korespondencja przekazana na skrzynki poczty elektronicznej komórek organizacyjnych urzędu lub indywidualne skrzynki pracowników mająca istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez urząd podlega rejestracji w Kancelarii. Przekazanie do zarejestrowania jest obowiązkiem pracownika odbierającego korespondencję z danej skrzynki i odbywa się w postaci elektronicznej lub wydruku.
 

§ 16. 1. W przypadku awarii systemu Spektrum Kierownik Zespołu Informatyków niezwłocznie powiadamia Sekretarza Gminy, podając wszelkie informacje związane z przedmiotową awarią oraz szacunkowy czas jej usunięcia.
2. W czasie trwania awarii systemu Spektrum pracownicy wykonują niezbędne czynności, których niewykonanie zakłóciłoby pracę Urzędu w systemie tradycyjnym, w szczególności:
1)     pracownicy Kancelarii po uzyskaniu informacji, że awaria systemu Spektrum jest długotrwała tzn. jej usunięcie potrwa dłużej niż 24 godziny, na polecenie bezpośredniego przełożonego rozpoczynają rejestrację przesyłek wpływających w dziennikach korespondencyjnych. Powyższa rejestracja prowadzona jest jako kontynuacja numeracji z systemu Spektrum. Przesyłki pilne, po zarejestrowaniu, przekazywane są do komórek organizacyjnych celem realizacji spraw,
2)     Pracownicy Referatu Organizacyjnego zajmujący się przygotowaniem korespondencji wychodzącej po uzyskaniu informacji, że awaria systemu Spektrum jest długotrwała tzn. jej usunięcie potrwa dłużej niż 24 godziny przygotowują wysyłkę korespondencji, która powinna zostać wysłana niezwłocznie poprzez wprowadzenie na ten czas pocztowych książek nadawczych, wpisując odręcznie dane niezbędne do zapewnienia wysyłki korespondencji wychodzącej.
3. Czynności techniczne, mające na celu usunięcie awarii koordynuje Kierownik Zespołu Informatyków, który na bieżąco informuje o postępie prac Sekretarza Gminy lub osobę go zastępującą, a w przypadku braku takiej osoby, Burmistrza Gminy.
4. Pracownicy komórek organizacyjnych urzędu do czasu usunięcia awarii prowadzą sprawy w systemie tradycyjnym.
5. Po usunięciu awarii:
1)     pracownicy Kancelarii wprowadzają do systemu Spektrum zeskanowaną podczas awarii i skatalogowaną dokumentację w odpowiedniej kolejności, aby zachować zgodność z rejestracją w dzienniku korespondencyjnym,
2)     pracownicy komórek organizacyjnych wprowadzają do systemu Spektrum dokumentację zgromadzoną w systemie tradycyjnym z zachowaniem kolejności rejestracji spraw w teczkach,
3)     pracownicy Referatu Organizacyjnego zajmujący się przygotowaniem korespondencji wychodzącej wprowadzają do systemu Spektrum korespondencję wychodzącą z zachowaniem właściwej kolejności.


§ 17. 1. Baza klientów urzędu tworzona i aktualizowana jest w systemie Spektrum, w module „Słowniki ogólne" w kategorii „Podmioty".
2. Użytkownicy systemu Spektrum odpowiedzialni są za porządek i ład panujący w bazie klientów urzędu. Referat Organizacyjny prowadzi regularne kontrole poprawności wprowadzania danych do bazy klientów i przekazuje raport zawierający szczegółowy wykaz operacji i odpowiedzialnych za nie pracowników do Sekretarza Gminy, na koniec każdego kwartału.
3. Sekretarz Gminy po otrzymaniu raportu wzywa kierownika właściwej komórki organizacyjnej do weryfikacji rozbieżności oraz naniesienia ew. poprawek w bazie klientów.
4. Obowiązkowo, przed dodaniem nowego klienta, należy przeszukać bazę klientów urzędu w celu eliminacji wielokrotnego wprowadzania tego samego klienta.
5. Niedozwolone jest wielokrotne wprowadzanie tego samego klienta (osoby, firmy, instytucji). System Spektrum dopuszcza jedynie wprowadzenie do 2 odrębnych adresów pocztowych, dla każdego klienta.
6. W przypadku, gdy klient nie występuje w bazie klientów urzędu należy go do niej dodać, wprowadzając wszystkie posiadane informacje z należytą starannością oraz w maksymalnym możliwym zakresie. Szczególnie istotne jest wypełnianie pól PESEL i REGON.
7. Obowiązkiem pracowników jest zwrócenie szczególnej uwagi na dokładne i prawidłowe uzupełnianie danych.


§ 18. 1. Wskazany pracownik komórki organizacyjnej urzędu, odpowiedzialny za odbieranie korespondencji, niezwłocznie sprawdza zgodność otrzymanej w systemie Spektrum korespondencji z faktycznie odebraną z Referatu Organizacyjnego. Wszelkie niezgodności lub braki natychmiast zgłasza pracownikom Referatu Organizacyjnego, w celu zweryfikowania lub uzupełnienia.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych urzędu dekretują korespondencję, która wpłynęła do kierowanej przez nich komórki organizacyjnej urzędu, poprzez:
1)     wskazanie daty dekretacji oraz podwładnego, któremu zostaje przydzielona korespondencja do załatwienia,
2)     podanie ewentualnie wytycznych o sposobie załatwienia sprawy i w zależności od pilności ustalenia terminu załatwienia sprawy, przy czym termin załatwienia nie może być dłuższy niż termin wynikający z odrębnych przepisów prawa.
§ 19. 1. Akta spraw prowadzone są w postaci papierowej i pomocniczo w systemie Spektrum.
2. Obowiązkiem każdego pracownika jest niezwłoczne i bieżące odwzorowywanie przebiegu sprawy zarówno w aktach papierowych jak i w systemie Spektrum. Niewypełnianie tego obowiązku jest naruszeniem obowiązków pracowniczych.
3. Odwzorowanie przebiegu sprawy w systemie Spektrum winno być kompletne i wprowadzone z należytą starannością, ze szczególnym uwzględnieniem:
1)     Pism przychodzących i wychodzących wraz z ich pełną postacią elektroniczną,
2)     Korespondencji wewnętrznej,
3)     Lokalizacji przestrzennej sprawy,
4)     Stron postępowania, wprowadzonymi zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale 6 niniejszego Zarządzenia.
4. Znak sprawy nadawany jest przez system Spektrum i winien być generowany na bieżąco.
5. Korespondencja otrzymana na informatycznym nośniku danych po wydrukowaniu dołączana jest do akt sprawy.
6. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści korespondencji przekazanej na informatycznym nośniku danych, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawiera dużą liczbę stron, albo wymaga wydrukowania w dużym rozmiarze), korespondencja przekazywana jest bez drukowania.
7. Niedopuszczalne jest przechowywanie informatycznych nośników danych w teczce wraz z dokumentacją papierową, po zakończeniu sprawy. Nośniki te należy przekazać do składu informatycznych nośników danych, który prowadzony jest przez Archiwum.
8. Pisma wychodzące, odkładane do akt sprawy, podpisywane są odręcznie. Do odręcznego podpisu przekazywany jest wydruk treści pisma z oryginalnego pliku załączonego w systemie Spektrum do akceptacji.
9. Pismo przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej musi być identyczne z pismem w aktach sprawy prowadzonej w systemie Spektrum.
10. W przypadku, gdy odpowiedź przesyłana jest w postaci elektronicznej do akt sprawy drukuje się pismo w postaci papierowej, podpisuje odręcznie i dołącza UPO wydrukowane z systemu Spektrum.
11. Pismo elektroniczne podpisywane jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym a następnie wysyłane do odbiorcy bezpośrednio przy wykorzystaniu systemu Spektrum.
12. Niedopuszczalne jest podpisywanie tego samego pisma przeznaczonego do wysyłki, czy to w postaci papierowej czy elektronicznej, przez różne osoby.
13. W przypadku podpisywania korespondencji wychodzącej, wysyłanej w formie elektronicznej w trybie UPD, dopuszcza się stosowanie podpisu potwierdzonego profilem zaufanym oraz podpisywanie przez inną osobę niż osoba, która podpisała pismo właściwe (oba wyjątki dotyczą jedynie pisma w formie elektronicznej stanowiącego „nośnik" dla pisma właściwego). Podpis taki traktowany jest jako forma podpisu technicznego umożliwiającego wysłanie korespondencji.
14. W wyjątkowych sytuacjach, w sprawach pilnych, w czasie nieobecności osoby, która podpisała pismo w systemie Spektrum, prowadzący sprawę sporządza notatkę o zaistniałej sytuacji i tworzy drugi egzemplarz pisma w wersji elektronicznej, który przesyła do podpisania osobie zastępującej.


§ 20. 1. Korespondencję wewnętrzną przekazuje się w systemie Spektrum za pośrednictwem modułu obsługującego pisma wewnętrzne.
2. Udostępnianie i rozpowszechnianie pism pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu odbywa się, z zastrzeżeniem ust. 3, jedynie w postaci elektronicznej w systemie Spektrum.
3. Pisma wewnętrzne stanowiące akta sprawy, dla których na podstawie innych przepisów wymagana jest postać papierowa należy doręczać zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej.


§ 21. 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma:
1)     wysyłanego przesyłką listową,
2)     wysyłanego faksem,
3)     zapisanego na nośniku informatycznym wysyłanego przesyłką listową,
4)     wysyłanego w postaci elektronicznej,
5)     odbieranego osobiście.
2. Ogólną zasadą przekazywania do Referatu Organizacyjnego korespondencji wychodzącej do adresata jest równoczesne przekazanie wersji elektronicznej w systemie Spektrum i papierowej dokumentu, chyba, że uzyskano zgodę Sekretarza Gminy na inny sposób wysyłki.
3. Przygotowanie korespondencji do wysyłki odbywa się we wszystkich komórkach organizacyjnych urzędu w postaci papierowej oraz elektronicznej w systemie Spektrum i polega na:
1)     Przygotowaniu kompletnych zestawów pism papierowych zawierających wszystkie niezbędne załączniki, przeznaczonych do wysyłki,
2)     Utworzeniu pism wychodzących w systemie Spektrum i uzupełnieniu wszystkich adresatów z bazy klientów urzędu zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale 6,
3)     Wygenerowaniu wszystkich przesyłek w systemie Spektrum,
4)     Przekazaniu pism w wersji papierowej do Referatu Organizacyjnego, gdzie zostaną one na podstawie wydrukowanych kodów kreskowych, oznaczone jako przekazane do wysyłki.
4. Zadaniem pracowników przygotowujących korespondencję do wysyłki jest dokonanie właściwej oceny i podziału przesyłek ze względu na jej rodzaj (listy zwykłe, polecone, priorytetowe, e-mail, fax, ESP, kurier, paczka, odbiór osobisty) i wprowadzenie tej informacji do systemu Spektrum.
5. Ustala się zbiorczą wysyłkę korespondencji, stąd też pisma należy dostarczać bezpośrednio do Referatu Organizacyjnego (pokój nr 105) - niekopertowane, bez zwrotnego potwierdzenia odbioru, zachowując właściwe terminy wysyłki.
6. Referat Organizacyjny na podstawie danych wprowadzonych do systemu Spektrum, drukuje koperty oraz zwrotne potwierdzenia odbioru, składa pisma do wysyłki oraz oznacza w systemie Spektrum korespondencję jako oznaczoną do wysłania.
7. Bezpośrednio na stanowiskach merytorycznych, realizowana jest wysyłka pism w następującym zakresie:
1)     pisma elektroniczne za pośrednictwem ESP - z wykorzystaniem systemu Spektrum,
2)     pisma elektroniczne za pośrednictwem e-mail lub systemów dostarczonych przez podmioty zewnętrzne - z oznaczeniem w systemie Spektrum sposobu i daty doręczenia,
3)     pisma papierowe za pośrednictwem faksu z oznaczeniem w systemie Spektrum sposobu i daty doręczenia,
4)     odbioru osobistego z oznaczeniem w systemie Spektrum sposobu i daty doręczenia.
§ 22. 1. Przygotowane pisma w wersji papierowej można składać do wysyłki przez cały dzień w godzinach pracy Referatu Organizacyjnego, przy czym przesyłki przyniesione do godziny 12:00, w miarę możliwości organizacyjnych wysyłane są w tym samym, a najpóźniej w kolejnym dniu roboczym, zaś przekazane w godzinach późniejszych nadawane są w następnym dniu roboczym. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu akceptacji Sekretarza Gminy, korespondencja złożona po godz. 12:00 zostanie nadana w tym samym dniu.
2. Referat Organizacyjny prowadzi dzienne rejestry wysyłanej korespondencji. Informacje w zakresie korespondencji wskazanej w § 21. ust. 7 uzupełniają pracownicy merytoryczni.
3. W rejestrze korespondencji wychodzącej odnotowuje się informacje dot.:
1)     liczby porządkowej,
2)     daty przekazania przesyłki do wysłania,
3)     nazwę podmiotu oraz adres do którego wysłano przesyłkę,
4)     znaku sprawy wysłanego pisma,
5)     sposobu przekazania przesyłki (np.: list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, fax, e-mail, ESP, odbiór osobisty),
6)     faktu i daty doręczenia na podstawie zwrotnych potwierdzeń odbioru.
4. Referat Organizacyjny, otrzymane zwrotne potwierdzenia odbioru, rejestruje w systemie Spektrum i przekazuje wersje papierowe na stanowiska merytoryczne.
5. Obowiązkiem pracownika prowadzącego sprawę jest monitorowanie otrzymania zwrotnego potwierdzenia odbioru i zgłaszanie jego braku.
6. Referat Organizacyjny wysyła korespondencję zgodnie z dyspozycją zamieszczoną w systemie Spektrum. Brak dyspozycji oznacza, że korespondencja zostanie wysłana jako przesyłka zwykła.
7. Korespondencja przygotowana niezgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym rozdziale podlega zwrotowi właściwej komórce organizacyjnej i nie zostaje wysłana.
§ 23. 1. Korespondencję do zewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu oraz gminy należy dostarczać do Sekretariatu, gdzie zostanie umieszczona w teczce korespondencyjnej i odebrana przez przedstawiciela danej komórki.
2. W szczególnie wyjątkowych sytuacjach, po uzgodnieniu z Referatem Organizacyjnym, korespondencja adresowana do ww. komórek może zostać wysłana w sposób tradycyjny.


§ 24. 1. Osobą odpowiedzialną za działanie systemu Spektrum od strony technicznej jest Kierownik Zespołu Informatyków.
2. Do obowiązków administratora systemu Spektrum należy w szczególności:
1)     dbanie o należyte zabezpieczenie dostępu do serwera zarówno fizyczne (odpowiednie zabezpieczenie miejsca przechowywania serwera), jak i informatyczne (odpowiednie zabezpieczenie dostępu do serwera poprzez sieć),
2)     kontrola stanu technicznego serwera i jego konserwacja w zakresie dopuszczonym warunkami gwarancji,
3)     wykonywanie czynności konserwatorskich bazy danych systemu Spektrum zapewniających szybką i efektywną pracę,
4)     utrzymywanie kontaktu z serwisem dostawcy systemu oraz koordynacja działań serwisu i użytkowników w wypadku awarii,
5)     wykonywanie regularnych kopii bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie danych jak również danych konfiguracyjnych serwera,
6)     właściwe przechowywanie w/w kopii w celu jak najdłuższej przydatności w wypadku awarii,
7)     odtwarzanie bazy danych systemu Spektrum w razie awarii,
8)     tworzenie i aktualizowanie struktury organizacyjnej urzędu,
9)     dbanie, aby ustawienia i dane w systemie były na bieżąco aktualizowane i odzwierciedlały stan rzeczywisty.


§ 25. 1. Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy - pełna widoczność wszystkich dokumentów i spraw na stanowiskach w całym urzędzie.
2. Pozostałe stanowiska i pracownicy - na podstawie nadanych upoważnień.


§ 26. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazpów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
§ 27. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

---